Time Management Tips & tricks

Lipsa timpului este cea mai des întâlnită scuză a timpurilor noastre. Vrei să te vezi cu prieteni pe care nu i-ai văzut demult? Sigur, dar nu ai timp. Vrei să te apuci să repari balamalele mobilei? Ar fi o variantă, dar necesită timp. Vrei să faci un curs de fotografie? Normal! Numai că durează.

Lipsa timpului aparent ne presează pe toți, însă cele 24 de ore pe care le avem la dispoziție sunt mai mult decât suficiente pentru a împăca și capra și varza proverbială. Acesta este motivul principal pentru care există oameni în jurul tău care realizează în mod constant mai multe decât tine.

Din nefericire nu există un "secret" al managementului timpului, insă poți folosi oricare din tips & tricks-urile de mai jos pentru a-ți spori utilitatea timpului petrecut.

Planifică-ți ziua de mâine

Acesta este probabil piatra de temelie a oricărui om de succes: planificarea. Principiul de baza este că nu vei mai pierde timp și energie ziua următoare să te întrebi ce ai de făcut.

Este suficient să faci o mică listă cu ce ai vrea să faci a doua zi. Pe măsură ce îți vin idei, notează-le pe telefon și ține minte că trebuie să le pui pe lista de to do pentru a doua zi. Astfel știi de azi ce ai de făcut, iar mâine nu mai pierzi timpul și treci direct la treabă.

Kelly Mcgonigal ne învață în cartea Puterea Vointei că rezervorul de voință pe care îl avem la dispoziție este limitat. Făcând lista de astăzi, îți conservi puțin din energia necesară pentru a lua decizii mâine. Iar dacă nu obișnuiești să planifici nimic niciodată, efectele vor fi cu atât mai grăitoare.

Începe cu cel mai important lucru

Da, pare destul de evident, însă în toată lista de sarcini pentru a doua zi, multă lume uită să treacă și o anumită ordine. Asta este iarăși o greșeală destul de mare.

Lucrurile importante (adesea, însă nu întotdeauna) tind să consume cel mai mult timp. Spre exemplu, dacă trebuie să-ți schimbi buletinul sau trebuie să repari balamalele de la ușile din casă, îți va lua ceva timp. Problema intervine când e ceva pe listă care de asemenea consumă ore bune, dar nu e la fel de important, cum ar fi să ștergi geamurile.

Fără puțină considerație, ai putea să pierzi mult timp ștergând geamurile weekendul acesta, iar când scoți o cană pentru cafea din dulap peste 2 săptămâni, să rămâi cu ușa în mână.

De aceea trebuie întâi făcută o listă de lucruri pe care ți le-ai propus pentru a doua zi și apoi acea listă trebuie pusă într-o ordine a priorităților, în funcție de impact.

Împarte sarcinile mari în sarcini mai mici

În poza de mai sus poți vedea Mont Blanc întâi de departe și apoi doar summit-ul. Dacă te uiți în partea din stânga și te întrebi dacă crezi că e posibil a te urci până acolo, ai zice că da. Sigur, e nevoie de experiență, antrenament și mult noroc uneori, dar sunt oameni care o fac. Nu te-ai urca acum pe el, însă clar e ceva ce se poate face.

Dacă te uiți la partea din dreapta a pozei, deja sarcina e mult mai grea. Îți dai seama că genul ăla de experiență vine după mult timp, începi să crezi că n-o să ai niciodată suficient antrenament, realizezi că sunt condiții vitrege la mijloc, iar ca o consecinţă, ești tentat să renunți în mod categoric la idee.

Acesta este motivul pentru care poți rata ocazii mari în viață. Ai la dispoziție doar poza din stânga încă de la început și totul pare teribil de greu.

Și totuși se poate.

Continuând exemplul cu alpinismul, dacă ne interesăm puțin, aflăm că ai nevoie de mulți ani, în jur de 20, pentru a deveni un astfel de alpinist. Ok. Dacă în decursul acest 20 de ani urmezi un sistem de învățare profesionist în arta alpinismului, vei ajunge de la nivelul 1 la nivelul 10, să spunem, ca și expertiză. Apoi, probabil, vei avea câteva tentative (nimeni nu reușește din prima) de a urca muntele respectiv până vei ajunge sus.

Am mers cu acest exemplu dus la extrem pentru că exemplifică foarte bine discrepanța dintre ce observăm la prima vedere și ce vedem când ne apropiem de o sarcină mai grea.

Dacă lucrurile totuși par posibile la acest nivel macro, cu siguranță și tu poți învăța să vorbești în public sau să dansezi într-un an de zile. Bine, poate nu la un nivel profesionist, însă probabil nici nu ți-ai propus asta. Important e să știi că se poate, apoi să te interesezi în legătură cu pașii ce trebuiesc făcuți ca să ajungi acolo.

"O călătorie de o mie de mile începe cu un singur pas" - Tao Te Ching

Lucrează episodic - Timeboxing

Tehnica se leagă destul de mult cu sarcinile mari sau cele care au nevoie de întreținere. Dacă ai de editat un videoclip și știi că îți va lua aproximativ 40 de ore ca să îl termini, poți să începi astăzi și să îți propui să faci întâi un draft, apoi să termini primele 5 minute din el, apoi următoarele 5 și tot așa.

Sau, ai putea să îți propui să lucrezi câte 7 ore pe zi la el. Indiferent de locul unde ai ajuns, să ai 7 ore de lucru efectiv la editare. Apoi să faci asta în fiecare zi până termini. Sunt șanse mari să fii mai productiv și, mai important, mai puțin stresat în timpul procesului.

Ideea din spate este următoarea: suntem atrași în mod natural de sarcinile mai mici și mai simple. Ca o completare, suntem recompensați în mod natural cu hormoni precum dopamină atunci când avem o realizare.

Dacă mergi pe prima variantă cu editarea în etape, există riscul să împarți volumul de muncă inegal, să muncești mult și tot să fii nesatisfăcut la sfârșitul zilei. Dacă stabilești în schimb un număr fix de ore la care să muncești, transferi focusul de pe rezultat pe proces, iar după timpul alocat, te ridici satisfăcut de o nouă zi reușită. Dacă folosești și un calendar, poți trece acolo programul și poți vedea vizual progresul pentru o satisfacție în plus.

Al doilea avantaj este faptul că vei avea tendința chiar să fii concentrat în acele ore. Ziua e scurtă. Știind că vrei să termini sarcina și că ți-ai propus "să lucrezi x ore", focusul este pe a lucra acele ore, iar mintea ta este mult mai cooperantă atunci când trebuie să stai concentrat mai multă vreme.

Primele două mici secrete ale time managementului sunt cele care îți vor oferi efecte imediate, dacă nu ai avut până acum un calendar sau o structură de lucru de orice fel. Următoarele două sunt orientate mai mult spre sarcinile mari și trebuiesc tratate mai târziu, după ce există deja un obicei de a lucra după un program și după ce există deja noțiunea de prioritizare.

Indiferent de varianta aleasă, sper că aceste sfaturi să-ți fie de folos și să te ajute să fii mai eficient și mai împlinit în fiecare zi.